Excel ® (2 em 1): Do básico ao Intermediário

Por Luiz Felipe Araujo

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Luiz Felipe Araujo

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O mercado de trabalho já não mais considera o Excel como uma ferramenta opcional que pode facilitar a contratação de um profissional, a plataforma se tornou fundamental e necessária para todos. Cada vaga pode exigir um diferente nível de conhecimento, o primeiro passo é a aquisição de uma base sólida que irá permitir um aprofundamento sem falhas, vícios ou desconhecimento de funções essenciais.

A dinâmica de aprendizado é sempre favorecida e acelerada com o apoio de literatura técnica. A leitura de explicações, exemplos e observações, ajudam não apenas a velocidade de aprendizado, como também a qualidade do mesmo. Aprender da maneira correta é fundamental para dominar as famosas planilhas eletrônicas.

INTRODUÇÃO

O Excel é uma plataforma extremamente fácil de aprender em seus conceitos iniciais, porém pode ser demorado dominar todas as suas ferramentas e possibilidades. Este livro tem por objetivo, orientar o leitor em forma de um curso rápido e objetivo sobre as funcionalidades da plataforma de planilhas da Microsoft.

Serão abordadas mecânicas que vão permitir ao usuário realizar desde tarefas básicas até funcionalidades elaboradas como, por exemplo: análises de dados, manipulação de informações, tratamento de dados, importação de dados, formatação, funções e fórmulas. Todos os conceitos abordados serão exemplificados e demonstrados de diversas formas diferentes através de uma didática ilustrativa, clara e objetiva.

A metodologia sugerida de aprendizado gira em torno da leitura do material em conjunto com aplicação e prática para fixar os conhecimentos adquiridos. O livro também pode se comportar como um guia para os usuários seguirem ao longo de suas tarefas diárias, sejam estas profissionais ou pessoais, podendo ser consultado de forma rápida e prática.

INTRODUÇÃO

INTERFACE

ESTRUTURA BÁSICA

CÉLULAS

ABAS

BARRA DE FÓRMULAS

BARRA DE FERRAMENTAS

PÁGINA INICIAL

INSERIR

LAYOUT DA PÁGINA

FÓRMULAS

DADOS

REVISÃO

EXIBIÇÃO

ATALHOS

MENU E OPÇÕES

SALVAR, SALVAR COMO, ABRIR E FECHAR

INFORMAÇÕES

RECENTE

NOVO

IMPRIMIR

SALVAR E ENVIAR

AJUDA

OPÇÕES

PRIMEIROS PASSOS

ENTRADA DE DADOS

INSERIR CÉLULAS, LINHAS E COLUNAS

APAGAR CÉLULAS, LINHAS E COLUNAS

OCULTAR/EXIBIR PLANILHAS

INSERIR/EXCLUIR PLANILHAS

PERSONALIZAR GUIAS

OCULTAR/EXIBIR LINHAS E COLUNAS

OPERAÇÃO MATEMÁTICA BÁSICA

FUNÇÕES

SALVAR O ARQUIVO

ÁREA DE TRANSFERÊNCIA

COPIAR RECORTAR E COLAR

COLAR ESPECIAL

FORMATAÇÃO

FORMATAÇÃO DE TEXTO E CÉLULA

ALINHAMENTO

QUEBRAR TEXTO AUTOMATICAMENTE

MESCLAR E CENTRALIZAR

ESTILOS

NÚMEROS

FORMATAÇÃO CONDICIONAL

INSERIR REGRA

MAIS REGRAS

COMBINAÇÃO DE REGRAS

GRÁFICOS

GRÁFICO RÁPIDO

SELEÇÃO DE DADOS

SELECIONAR INTERVALO DE DADOS

SELECIONAR SÉRIES INDIVIDUAIS

DESIGN DO GRÁFICO

LAYOUT

FORMATAR

PADRONIZE E ORGANIZE OS GRÁFICOS

MINIGRÁFICOS

INSERIR MINIGRÁFICO

CONFIGURAR O MINIGRÁFICO

FÓRMULAS E FUNÇÕES

FÓRMULAS X FUNÇÕES

ARRASTAR FÓRMULAS E FUNÇÕES

BIBLIOTECA

FERRAMENTA “INSERIR FUNÇÃO”

FUNÇÕES CONDICIONAIS

SE ()

E()

OU()

FUNÇÕES DE MANIPULAÇÃO DE CADEIA DE TEXTO

ESQUERDA()

EXT.TEXTO()

DIREITA()

TEXTO()

ARRUMAR()

LETRAS MAIÚSCULAS E MINÚSCULAS

VERIFICAR CÉLULA

FUNÇÕES DE SOMA E MÉDIA

SOMA()

SOMARPRODUTO ()

SUBTOTAL()

SOMASE()

MEDIA()

MEDIASE()

OUTRAS FUNÇÕES MATEMÁTICAS

MÍNIMO ()

MÁXIMO ()

MENOR ()

MAIOR()

FATORIAL()

ARREDONDAMENTOS

ARRED()

ARREDONDAR.PARA.BAIXO()

ARREDONDAR.PARA.CIMA()

DATA E HORA

FUNÇÕES DE LOCALIZAÇÃO

ÍNDICE()

CORRESP()

ÍNDICE(CORRESP())

INDICE(CORRESP(); CORRESP())

PROCV()

DIASTRABALHOTOTAL()

FUNÇÕES DE HORÁRIO

FUNÇÕES DE DATA

RASTREAR PRECEDENTES E DEPENDENTES

CÁLCULO AUTOMÁTICO E MANUAL

TABELAS

INSERIR TABELA

DESIGN DA TABELA

CLASSIFICAÇÃO E FILTROS

FILTROS

FILTRO EM TABELA

FILTRO EM INTERVALO DE DADOS

LOCALIZAR E SUBSTITUIR

LOCALIZAR

SUBSTITUIR

OPÇÕES AVANÇADAS

TEXTO PARA COLUNAS

DELIMITADO

LARGURA FIXA

REMOVER DUPLICATAS

CONGELAR PAINÉIS

IMPRESSÃO

INTERFACE

Este aspecto será o único que apresentará uma pequena diferença de acordo com a versão do Excel, porém a diferença por muitas vezes é extremamente sutil e muito relacionada ao menu suspenso.

Obs 1: Caso você já possua uma familiaridade com a interface do Excel, poderá começar a sua leitura no capítulo: “Primeiros Passos”.

Obs 2: Alguns conceitos poderão ser brevemente apresentados neste capítulo e posteriormente aprofundados em seus respectivos capítulos.

Para facilitar o aprendizado, a interface será apresentada em camadas, partindo da estrutura básica, até os recursos disponíveis no menu e nas opções. São consideradas estruturas básicas aquelas que são responsáveis pela mecânica básica do Excel, em outras palavras, a engrenagem fundamental responsável pelo funcionamento das planilhas eletrônicas, conforme será apresentado a seguir.

Sequência de abordagem da interface:

Estrutura Básica

A estrutura básica consiste em três elementos que sempre serão visíveis para o usuário.

Os três principais conceitos são:

Células

Elementos nos quais os dados são inseridos, toda célula possui coordenadas de linha e coluna, onde a princípio as colunas são em letras (A, B, C, D...) e as linhas em números (1,2,3,4...)

Nesta imagem, é possível observar uma célula selecionada nas coordenadas linha 3 e coluna C.

Abas

São normalmente chamados de Abas ou Guias e Permite alterar entre espaços de trabalho (Planilhas), esta funcionalidade é extremamente necessária para organizar as informações e mesmo assim mantê-las dentro de um mesmo arquivo.

Neste exemplo, a segunda aba está selecionada. Cada guia representa um espaço de trabalho distinto dentro da mesma pasta de trabalho.

Barra de Fórmulas

Local onde as fórmulas serão inseridas para realizar cálculos e operações lógicas. Enquanto por padrão a célula mostra o resultado, a barra de fórmulas mostrará as operações que estão sendo realizadas.

Antes de prosseguir para os próximos elementos da interface, é preciso abordar de maneira rápida os primeiros passos na plataforma, entender o funcionamento da entrada de dados e as formas de manipulação da informação.

Barra de ferramentas

A barra de ferramentas do Excel pode passar uma imagem de complexidade para iniciantes, porém as suas funcionalidades são relativamente simples. Para dominar todas as possibilidades é necessária certa prática.

Existem inicialmente sete guias de divisões da barra de ferramentas, cada uma funciona como uma aba com agrupamentos de conteúdos similares:

A seção a seguir irá apresentar sequencialmente as ferramentas presentes em cada guia, dando um breve resumo sobre a sua funcionalidade. Algumas delas possuem uma maior importância e utilidade, principalmente para usuários iniciantes. Estas ferramentas serão exploradas detalhadamente nos próximos capítulos.

Página Inicial

Inserir

Layout da Página

Fórmulas

Dados

Revisão

Exibição

Atalhos

O Excel utiliza um conceito de barra de ferramentas chamada de “Ribbon”, o qual permite uma série de facilidades. Atalhos de menu são pouco utilizados pela maioria dos usuários pelo fato de exigirem uma série de combinações, algumas vezes não tão intuitivas, por outro lado usuários que treinam a sua utilização, em pouco tempo conseguem aumentar drasticamente a produtividade não apenas no Excel mas também em outros softwares do pacote Office.

Para visualizar os atalhos basta pressionar Alt.

Uma vez que o Alt é pressionado a dica dos próximos atalhos são mostradas no menu superior.

Por exemplo:

Pressionar Alt → S leva até o menu de dados

Posteriormente os atalhos dos demais menus são apresentados. Desta forma é possível navegar por praticamente todas as opções do Excel apenas pelos atalhos relacionados ao Alt, uma vez que se ganhar prática, é possível decorar diversos caminhos de maneiras rápidas, como por exemplo:

Alt → S → F

Aplica filtros

Alt → S → RE

Remove duplicatas

Caso em algum momento seja desejado sair do modo atalho de menu, pode-se pressionar ESC e então os atalhos superiores serão ocultados.

Menu e Opções

O menu estará sempre localizado no canto superior esquerdo da tela, o qual poderá ser acessado clicando em “Arquivo”, com exceção do Excel 2007 que apresenta o acesso ao menu por um símbolo do office, conforme a imagem abaixo:

Ao abrir o menu suspenso “Arquivo”, as versões mais recentes do Excel terão algumas novidades, como as informações da pasta de trabalho, onde será possível encontrar algumas opções interessantes conforme apresentado na imagem abaixo:

O menu de informações apresenta as seguintes opções:

Salvar, Salvar Como, Abrir e Fechar

Estas são as opções básicas de um software para realizar o arquivamento, abertura de outros arquivos ou fechar o arquivo atual.

Informações

1. Permissões

As permissões são formas de proteger o arquivo contra edições, podendo criar senhas de acesso, torna-lo apenas leitura e etc.

2. Preparar para compartilhamento

São opções relevantes para verificar antes de compartilhar o arquivo com outros usuários, aqui será possível verificar questões de compatibilidade com outras versões antigas do office.

3. Versões

Esta ferramenta é extremamente importante, sempre que o arquivo travar e houver perda de dados, aqui serão apresentadas as versões previamente salvas de maneira automática, sendo muitas vezes possível recuperar informações perdidas.

Por fim, é preciso observar que na área direita, serão apresentadas informações referentes ao arquivo, como por exemplo, o nome do usuário que criou o arquivo, o último usuário que realizou modificações, a data de criação e etc.

Recente

Esta opção do menu dá acesso a todos os arquivos que foram recentemente abertos pelo software. Desta forma é possível acessar todas as últimas planilhas utilizadas rapidamente.

Novo

Opção para criar um novo arquivo do Excel em algum modelo pré-determinado ou apenas um arquivo simples em branco.

Imprimir

De forma breve, esta é a opção que permite imprimir o arquivo, por se tratar de um assunto importante e que merece uma maior atenção, será detalhado em um capítulo próprio.

Salvar e Enviar

Estas são opções rápidas de envio por e-mail ou salvar em local da web, é importante notar que o envio rápido está associado ao Outlook, desta forma é preciso ter o mesmo previamente configurado para dispor desta opção.

Ajuda

Oferece algumas opções de contato com a Microsoft, suporte técnico e guias de utilização do software.

Opções

Aqui serão apresentadas todas as opções de configuração do software, como por exemplo: idioma, configuração de fórmulas, personalização do menu, inclusão de aba desenvolvedor e etc.

PRIMEIROS PASSOS

O Excel funciona através de entrada de dados em células. Cada célula funciona como uma pequena região em uma imensa tabela, onde poderão ser inseridos números, datas, textos e etc. Para ter uma dimensão da área de trabalho do Excel, nos formatos posteriores a 2003, existem 1.048.576 de linhas classificadas em ordem numérica e 16384 colunas classificadas de forma por padrão na referência alfabética (A até XFD).

Obs: Após terminar o alfabeto na letra Z, as colunas reiniciam a contagem em AA, AB, AC e assim sucessivamente, até terminar em ZZ, onde reinicia novamente em AAA e assim por diante até finalizar em XFD.

(A,B,C...Z,AA,AB,AC....AZ,AAA,AAB,AAC...XFC,XFD)

Entrada de dados

A entrada de dados no Excel é muito simples, é preciso apenas selecionar a célula desejada e digitar, esta informação será armazenada na célula permanentemente, até que o usuário altere ou escolha por apagar esses dados.

Todas as informações inseridas no Excel poderão ser livremente organizadas, formatas e alteradas. A plataforma é extremamente flexível com os dados armazenados. Porém o que se destaca no Excel não é apenas a maneira como armazena os dados e organiza os dados, mas também possibilidade de manipular as informações através das chamadas funções ou fórmulas. Embora as fórmulas tenham um capítulo à parte, é necessário citar a sua estrutura básica para compreensão de alguns tópicos posteriores.

Quando se inicia uma entrada de informação em uma célula com o sinal de igual (=), o Excel entenderá três possibilidades, o usuário estará inserindo um vínculo com outra célula, uma operação básica ou uma função.

O vínculo funciona em diversas instâncias, poderá ocorrer dentro de uma mesma aba, entre abas diferentes e até mesmo entre arquivos distintos.

Dica:

Para ganhar produtividade adapte-se a movimentar a seleção de células através do teclado, as “Setas” movimentam a seleção, a tecla “F2” edita o conteúdo e a tecla “Enter” confirma a edição.

Inserir células, linhas e colunas

Existem três métodos para inserir células, linhas ou colunas. Os três estão resumidos a seguir:

Por padrão as linhas são sempre adicionadas acima da seleção e as colunas são adicionadas abaixo da seleção. No momento de inserir células será possível optar se as demais células próximas serão deslocadas horizontalmente ou verticalmente.

Exemplo 1:

Dica: Para adicionar linhas ou colunas de forma extremamente rápida, basta selecionar a linha toda e utilizar o atalho Ctrl +, a linhas será adicionada acima da seleção. Para remover, basta selecionar a linha desejada e utilizar Ctrl –

Exemplo 2:

Obs: O mesmo procedimento pode ser executado para adicionar mais de uma linha ou coluna, basta selecionar a quantidade desejada e pressionar o atalho Ctrl +, ou para remover Ctrl -

Exemplo 3:

Apagar células, linhas e colunas

De forma análoga a inserção, existe três métodos para excluir células, linhas ou colunas. Os três estão resumidos a seguir:

Ocultar/Exibir planilhas

Para ocultar uma planilha, basta clicar com o botão direito na aba desejada e selecionar a opção "Ocultar”, conforme exemplificado na imagem abaixo:

Para "Reexibir" uma planilha oculta o processo também é simples, basta clicar com o botão direito em qualquer uma das abas e clicar em "Reexibir", uma pequena janela abrirá para escolher qual aba será reexibida conforme exemplificado na imagem abaixo:

Inserir/Excluir planilhas

Para criar inserir uma nova planilha de forma rápida, basta clicar no pequeno botão ao lado da última aba na direita, conforme demonstrado na imagem a seguir:

Para excluir uma planilha, basta clicar com o botão direito na aba desejada e escolher a opção "Excluir". Porém tenha certeza de que deseja excluir pois este procedimento é irreversível com "Ctrl + Z".

Personalizar Guias

O Excel também oferece a opção de personalizar a cor de exibição de cada aba, para tanto basta clicar com o botão direito na aba desejada e escolher a opção "Cor da Guia", conforme imagem abaixo:

Dica: É possível selecionar diversas abas de forma simultânea para realizar ações como: excluir, alterar cor, ocultar e etc. Para selecionar diversas abas, basta segurar "Ctrl" + Click esquerdo do mouse nas guias desejadas.

Ocultar/Exibir linhas e colunas

Linhas e colunas podem também ser ocultadas ao invés de deletadas, para realizar este processo basta clicar na região desejada com o botão direito e selecionar a opção ocultar, conforme exemplificado abaixo:

No exemplo foi demonstrado como ocultar a coluna B. Bastou clicar com botão direito em cima da coluna conforme demarcado em vermelho e posteriormente clicar em ocultar. O procedimento para linhas é exatamente o mesmo.

Para reexibir, basta selecionar as duas colunas adjacentes a que foi ocultada, clicar com botão direito em uma delas e então clicar na opção Re-exibir, conforme exemplo abaixo:

Operação matemática básica

Uma operação básica consiste em utilizar o Excel para realizar um cálculo direto entre duas ou mais informações numéricas, horárias ou de datas. O exemplo a seguir apresenta a operação básica de soma com os três casos, citados.

Obs: É preciso observar que ao digitar uma informação de data, horário ou número, automaticamente o Excel reconhece este tipo de informação e formata a célula para receber esta entrada de dados. Porém em determinados casos será preciso formatar o tipo de número de maneira manual, conforme será apresentado dentro do capítulo da barra de ferramentas.

Outras operações básicas:

É importante notar que algumas funcionam apenas com informações numéricas. As operações de igualdade e desigualdade fazem uma verificação entre duas informações e retorna se é verdadeiro ou falso, conforme o Exemplo abaixo:

Funções

As funções também são chamadas por alguns usuários de fórmulas e elas são basicamente a alma do Excel. Através das funções será possível manipular as informações de centenas de maneiras diferentes. Elas funcionam de maneira semelhante à operação básica, porém através de uma sequência de um ou mais cálculos pré-programados pela plataforma da Microsoft. Para exemplificar o seu funcionamento, a imagem abaixo demonstra como é realizada uma simples função de somar diversas células de forma rápida e simples.

=SOMA(B2:B7)

A sintaxe consiste basicamente por =SOMA(), onde dentro dos parênteses se insere o intervalo a ser somado, o qual poderá ser escrito ou simplesmente selecionado com o mouse. A plataforma possui centenas de funções as quais poderão executar inúmeras tarefas diferentes, porém conforme citado previamente, por se tratar de um assunto extenso, as funções serão tratadas com detalhes em um capítulo próprio.

Salvar o Arquivo

Conforme apresentado na seção de interface, salvar uma planilha é relativamente simples, basta acessar: “Arquivo > Salvar”, para realizar um arquivamento rápido e “Arquivo > Salvar Como”, para escolher a pasta destino de arquivamento.

Entretanto, é preciso apresentar alguns conceitos em relação à extensão do arquivo devido algumas particularidades. Os principais formatos estão descritos na tabela a seguir:

ÁREA DE TRANSFERÊNCIA

Os três principais comandos são normalmente conhecidos pela grande maioria dos usuários, o famoso: copiar, recortar e colar. As respectivas ferramentas no menu acabam se tornando obsoletas pela facilidade em utilizar os atalhos ou simplesmente o botão direito do mouse.

Copiar recortar e colar

- Copiar - Ctrl + C

- Recortar - Ctrl + X

- Colar - Ctrl + V

Existem algumas peculiaridades no procedimento de cópia ou recorte dentro do Excel. Quando uma seleção é copiada, o Excel exibe um tracejado ao seu entorno, demonstrando que aquela região está em situação de transferência. Para cancelar a região de transferência, basta pressionar a tecla “Esc”.

É importante observar que ao realizar a cópia o Excel leva todas as informações da célula, seja a formatação do texto, as bordas, as cores, os valores ou fórmulas. Para colar apenas um desses elementos ou uma combinação deles, é preciso utilizar um recurso chamado “Colar Especial”.

Colar Especial

Esta ferramenta proporciona algumas opções adicionais. Para acessar o colar especial, é possível utilizar a barra de ferramentas superior, botão direito do mouse na célula destino ou através do atalho de teclado.

As duas primeiras opções apresentam os ícones para colar especial de forma rápida, por último apresentam também a opção do botão "Colar Especial" o qual abre a mesma janela de opções acessada diretamente pelo atalho de teclado (Ctrl + Alt + V).

A tabela a seguir resume as opções disponibilizadas na colagem especial pelo acesso rápido:

Existem inúmeras opções, entretanto é preciso destacar as que são mais importantes e deverão ser utilizadas com mais frequência pelos usuários. As mais utilizadas são:

Exemplos:

Colar apenas valores

Colar apenas formatação

FORMATAÇÃO

O Excel possui formatação em diversos aspectos, os quais vão desde o conteúdo da célula até a sua aparência de leitura com bordas, cores e etc. Para explorar com detalhe, esta seção será dividida em seções que vão detalhar as possibilidades que o Excel oferece para personalizar e organizar as informações uma pasta de trabalho.

Formatação de texto e célula

Esta é a formatação mais trivial, seu efeito se aplica direto ao texto e a célula. Basicamente pode-se definir uma fonte, cor de texto, tamanho, negrito, itálico e sublinhado. Além das opções básicas que estão presentes em qualquer software do pacote básico, existem duas que são mais utilizadas no Excel, às bordas e as cores de célula, conforme destacado na imagem abaixo:

O balde de tinta basicamente pinta as células selecionadas na cor escolhida, as bordas por sua vez apresentam uma maior diversidade de opções, podendo aplicar diversos formatos de diversas maneiras diferentes.

Ao expandir as opções de bordas, conforma demarcado em vermelho na imagem anterior, as opções mais utilizadas são apresentadas, porém é possível personalizar de diversas outras formas na opção “Mais bordas”. Onde será possível escolher como as bordas serão aplicadas em uma região previamente selecionada na planilha.

Esta opção oferece uma série de customizações para se realizar em uma célula, inclusive na borda. Para personalizar a borda, são necessários três passos: Escolher uma linha, escolher uma cor e definir onde será aplicado, conforme apresentado na imagem abaixo:

1 - Escolher o estilo da linha

2 - Escolher a cor

3 - Definir onde a borda será aplicada

Posteriormente basta pressionar OK para aplica. No exemplo apresentado a formatação já havia sido aplicada para demonstrar o efeito final na esquerda.

Alinhamento

Estas opções são responsáveis por configurar o parágrafo do texto inserido nas células. Basicamente os parágrafos podem ser alinhados em relação ao topo (cima, meio ou baixo) ou em relação ao canto esquerdo (esquerda, centro ou direita), é importante notar que diferente do Word, no Excel não existe a opção de alinhamento “justificado”.

Uma opção diferente e exclusiva do Excel em relação aos outros softwares do pacote Office é a orientação do texto, o qual permite inclinar ou tornar o texto vertical dentro da célula. Conforme o exemplo a seguir:

Ao expandir a opção de orientação, serão apresentadas diversas opções, na última será possível personalizar o ângulo de inclinação do texto através da janela de formatação de célula, conforme imagem abaixo:

Por último, as duas opções a seguir, são responsáveis por aumentar o diminuir o recuo do texto dentro da célula:

Quebrar texto automaticamente

Esta opção é muito importante, ela funciona de modo a impedir que um texto ultrapasse o limite da célula. Por padrão o Excel não impede que um texto seja escrito além do limite da célula, conforme no Exemplo abaixo:

O trecho escrito vai além das dimensões da célula, desta forma caso algo seja escrito dentro da célula C2 que fica ao lado da célula B2, o conteúdo de B2 não será completamente mostrado, conforme imagem abaixo:

Isso gera um problema de visualização do conteúdo. Existem algumas maneiras de contornar este problema, podendo redimensionar a célula manualmente, quebrar o texto manualmente, ou realizar de maneira automática.

Ao selecionar no menu superior “Quebrar texto automaticamente”, a célula irá se comportar como um pequeno bloco de texto, onde uma vez atingido o limite da direita, o texto será automaticamente quebrado para a próxima linha, conforme o exemplo abaixo:

Obs: O mesmo procedimento pode ser realizado de maneira manual, para quebrar um texto dentro de uma célula basta utilizar o atalho Alt + Enter.

Mesclar e Centralizar

Esta opção é responsável por fazer fusão de células, juntando duas ou mais células em um bloco único. É importante ressaltar que esta opção deve ser utilizada com cautela, para não prejudicar algumas funcionalidades da planilha, como a facilidade de “arrastar fórmulas”, por exemplo. Normalmente a opção de mesclagem é utilizada em cabeçalhos. O exemplo a seguir demonstra como o preço de mesclagem é realizado para unir mais de uma célula.

Basta selecionar as células que serão mescladas e utilizar a opção “Mesclar e Centralizar”, desta forma a seleção será mesclada e centralizada em um único bloco que irá conter a informação da primeira célula. É importante notar que caso exista conteúdo em mais de uma célula da seleção de mesclagem, o Excel dará prioridade para manter apenas o conteúdo da célula que está mais à esquerda e para cima após a mesclagem.

Obs: Clicar em “Mesclar e Centralizar” novamente irá desfazer a mesclagem, retornando ao estado normal de célula individual.

Estilos

Os estilos são basicamente formatação pré-definidas de rápida aplicação, eles são muito úteis principalmente para ganhar produtividade. Para aplicar um estilo, basta selecionar as células desejadas e clicar no estilo que deverá ser aplicado.

Expandindo o menu de estilo, o Excel apresenta dezenas de opções prontas para aplicar nas células. Oferecendo inclusive a opção de criar o seu próprio estilo para rápida aplicação.

Números

É extremamente importante entender como o Excel lê as informações inseridas no software. O Excel por padrão tenta sempre identificar que tipo de informação o usuário está digitando em cada célula, porém por vezes esta automação não funciona bem e por vezes isso pode levar a determinados erros. Para evitar este problema, é sempre recomendado verificar qual o tipo de dado está inserido, conferir e se preciso alterar.

Obs: Por definição Números também é uma forma de formatação, porém devido a sua importância foi destacado em um capítulo separado.

Através da barra de ferramentas é possível configurar a formatação dos números de diversas formas. A lista a seguir apresenta os principais formatos de números disponíveis pelo menu de acesso rápido com seus respectivos exemplos na coluna da direita:

Uma diferença importante entre a formatação de número e as formatações apresentadas anteriormente, é que esta pode alterar o tipo de informação, o que por vezes gera certa confusão para alguns usuários no momento de aplicar funções.

Importante:

Embora as fórmulas sejam de um capitulo mais a frente, neste momento será utilizado apenas o recurso de igualdade para demonstrar o argumento previamente citado. Uma vez que se utilize a seguinte fórmula: "=B1=B2" é uma forma de perguntar ao Excel se a célula B1 é igual à célula B2.

O Excel responde como Falso, o que gera uma confusão para diversos usuários, uma vez que aparentemente elas são idênticas. A diferença porém fica pela formatação de número, enquanto B1 está definida como Data, B2 está definida como texto, desta forma tecnicamente elas são informações diferentes.

Ainda na barra de ferramentas superior, existem outras 6 opções importantes de rápido acesso:

1)       Formato de números contábeis

2)      Aplicar formatação percentual

3)      Exibir separador de milhares

4)      Aumentar casas decimais

5)      Diminuir casas decimais

Dica 1: Uma forma rápida e simples de inserir qualquer informação como texto, é utilizar aspas ( ‘ ) simples no início do conteúdo da célula. Isso não irá modificar o conteúdo da célula, o Excel considera o símbolo apenas para definir a célula como texto.

Observa-se que as aspas não aparecem quando a edição da célula é confirmada, ela aparece apenas quando a mesma é editada. A simples inclusão das aspas na célula garante que o número será lido pelo Excel como texto, mesmo que a formatação a defina como número.

Testando a igualdade entre as células o Excel confirma o retorno falso.

Dica 2: Os três botões marcados abaixo, abrem a janela de formatação de células, dentro desta janela será possível ter total controle de todas as formatações disponíveis de uma célula, incluindo o seu conteúdo.

Observa-se que na parte superior, cada guia da acesso a uma vertente da formatação:

a)      Número

b)      Alinhamento

c)      Fonte

d)      Borda

e)      Preenchimento

f)      Proteção

FORMATAÇÃO CONDICIONAL

A formatação condicional apresenta uma série de funcionalidades que pode facilitar a vida do usuário na plataforma da Microsoft. Para tanto, basta compreender que as informações podem ser formatadas de acordo com algumas condições pré-estabelecidas. Esta função é extremamente útil e importante para melhorar e facilitar a visualização de informações no Excel.

Inserir Regra

O exemplo a seguir irá formatar o valor das vendas que forem maiores que o valor 24.050,00. Desta maneira, todos os valores que forem maiores que este valor serão formatados com preenchimento verde e texto verde escuro, conforme escolhido nas opções.

Condição escolhida:

Condições estabelecidas:

Mais Regras

É importante notar que as opções do menu, são critérios já pré-estabelecidos de acesso rápido, porém é possível criar outras regras totalmente peronalizadas, através da opção “Nova Regra”, ou pela opção “Mais Regras”, ambos levam para a mesma janela de opções.

Na janela de novas regras para formatação condicional é possível escolher entre uma série de critérios ou até mesmo a aplicação de uma fórmula parece estabelecer um critério. Uma vez que uma regra seja escolhida é preciso configura-la e definir qual formatação será aplicada.

O exemplo abaixo está divido em três passos para simplificar o entendimento:

1)       Escolher a regra de formatação

2)      Configurar a regra

3)      Escolher qual será a formatação aplicada

Combinação de Regras

É importante notar que sempre existe a opção de configurar diversas regras para uma mesma região, desta forma, é possível aplicar os dois exemplos citados anteriormente juntos. Criando uma formatação exclusiva para os valores que forem maiores que 24.056,00 e outra para os 5 últimos, ou seja, os 5 piores valores. A combinação fica da seguinte forma:

Para limpar as condições aplicadas pode-se realizar de três formas, a primeira e mais simples, basta selecionar os dados onde formatação condicional foi aplicada e acessar o menu Formatação Condicional > Limpar Regras das Células Selecionadas. Conforme imagem abaixo:

Pode-se também escolher a opção seguinte, onde todas as regras da planilha inteira serão limpas e por último pode-se gerenciar as regras de maneira individual na última opção chamada “Gerenciar Regras”.

Na opção gerenciar regras, elas podem tanto ser excluídas, editadas e também criadas. Esta é forma mais prática para ter controle sobre as regras que estão sendo utilizadas na planilha.

Obs: No caso de conflito de regras, o Excel irá considerar sempre as mais recentes.

GRÁFICOS

O Excel oferece diversos gráficos pré-configurados para serem utilizados de maneira rápida e fácil. A barra de ferramenta apresenta sete categorias principais:

a)      Colunas

b)      Linhas

c)      Pizza

d)      Barras

e)      Área

f)      Dispersão

g)      Outros Gráficos

Gráfico Rápido

É importante notar que o Excel por padrão considera que as informações do Eixo horizontal estão na esquerda e as informações do eixo vertical estão na direita. Caso este padrão seja atendido, basta selecionar os dados e escolher o gráfico desejado, conforme o exemplo abaixo:

Obs: O Excel também automaticamente identifica que a primeira linha da coluna dos valores será responsável pelo título do gráfico.

É importante notar que este processo automático que o Excel proporciona pode ser utilizado para qualquer outro tipo de gráfico e para mais colunas de dados, conforme o exemplo a seguir, onde o gráfico de linhas foi utilizado para uma seleção de dados com duas colunas:

A barra de ferramenta apresenta apenas os principais gráficos, para visualizar todos disponíveis, basta clicar no botão destacado na imagem abaixo, para abrir a janela que apresenta todas as opções:

Seleção de dados

Um gráfico também pode ser inserido sem nenhuma informação previamente selecionada, desta forma ele será apresentado como um quadro branco. Então será preciso selecionar os dados de maneira manual. Este mesmo procedimento também é utilizado para editar as informações de um gráfico pronto.

As instruções a seguir demonstram como realizar a seleção de dados de maneira manual em um gráfico criado sem dados selecionados. Para o próximo exemplo, o modelo de gráfico escolhido foi o de barras.

Selecionar Intervalo de dados

Existem duas formas básicas de adicionar os dados, a primeira é selecionando todos os dados que precisam estar ordenados adequadamente conforme apresentado nos exemplos de gráficos rápidos. Para selecionar os dados basta seguir os passos abaixo:

a)      Botão direito no gráfico;

b)      Selecionar dados;

c)      Preencher o "Intervalo de dados do gráfico" clicando no botão abaixo;

d)      Selecionar a região

e)      Pressionar “Enter” no teclado e clicar em "OK";

Resultado:

Selecionar Séries Individuais

Por último a seleção de séries individuais, permite adicionar cada série do gráfico de maneira separada. Esta forma é ideal para quando os dados não estão dispostos para serem aplicados de maneira rápida conforme os exemplos anteriores.

Para tanto é necessário seguir os passos a seguir para poder adicionar as séries de maneira individual. Desta vez será utilizado um gráfico de linhas, com informações de séries em duas colunas.

a)      Botão direito no gráfico em branco;

b)      Selecionar dados;

c)      Clicar no botão “Adicionar” conforme imagem a seguir;

d)      Utilize os botões demarcados abaixo para selecionar o nome da série (neste exemplo “Venda 1”) e o respectivo intervalo de dados;

e)      Pressione o botão “OK”;

f)      Repetir o mesmo processo de clicar em “Adicionar” e realizar o mesmo processo para coluna Venda 2;

g)      Pressionar o botão “OK”;

Obs: Neste momento é possível perceber que o gráfico está quase completo, as datas porém não foram inseridas, então o Excel adotou o valor padrão “1”, o qual convertido em data simboliza “01/01/1900”, para inserir as datas basta seguir os últimos passos.

h)      Para adicionar o Eixo horizontal, basta clicar em Editar, conforme imagem abaixo;

i)       Para adicionar o Eixo horizontal, basta clicar em Editar, conforme imagem abaixo;

j)      Para finalizar, confirme duas vezes e o gráfico estará pronto;

Este método é o mais completo para manipular os dados de um gráfico, independente de ser na criação ou na edição do mesmo. É importante entender os conceitos, no gráfico exemplificado é possível adicionar diversas informações no eixo vertical, porém apenas uma informação no Eixo horizontal. É importante reparar que a ferramenta utilizada permite também a inversão, ou seja, trocar as informações verticais com as horizontais.

Design do Gráfico

Uma vez que o gráfico já esteja criado é possível realizar uma série de modificações, começaremos falando sobre o Design. Quando o gráfico foi criado, o Excel automaticamente aplica seu tema padronizado em cada elemento, porém é possível modificar livremente esses padrões. Para realizar as mudanças no Design, basta selecionar o Gráfico para observar na barra de ferramentas novas opções, conforme a imagem abaixo.

Com essas novas opções na barra de ferramentas, basta escolher Design para poder modificar seus elementos visuais. Abaixo estão resumidas as opções disponibilizadas na barra de ferramentas:

De uma forma geral, estas ferramentas possibilitam alterar de maneira rápida o design do gráfico, mas são opções já prontas oferecidas pela plataforma, para personalizar completamente o design do gráfico, é preciso realizar de maneira manual através das séries e posteriormente através do Layout (próxima seção do livro).

Para alterar o design de uma série, basta seguir os passos:

a)      Botão direito em cima da série desejada

b)      Clicar no botão “Formatar Série de Dados”

A opção irá abrir a janela “Formatar Série de Dados”, a qual permite total personalização da série escolhida.

Layout

Enquanto o Layout configurava especificamente a parte visual do gráfico, a guia de Layout oferece opções para modificar a disposição das informações dentro do elemento gráfico. Da mesma forma como Design, é preciso clicar no gráfico para guia Layout ser exibida na barra de ferramentas. A tabela a seguir resume as principais funcionalidades apresentadas na guia:

Formatar

A guia de formatar é diretamente complementar a de Design e Layout, inclusive repetindo algumas ferramentas. O maior destaque é a possibilidade de alterar as dimensões do gráfico de maneira manual, as demais opções são apenas relacionadas à aparência dos elementos conforme descrito na tabela abaixo que resume as ferramentas.

Padronize e organize os gráficos

Alinhar, padronizar tamanhos e organizar os objetos é primordial para um relatório profissional, para realizar esta tarefa o Excel oferece algumas ferramentas para em poucos cliques alinhar e padronizar todos os objetos. Para demonstrar como este procedimento é feito, segue abaixo quatro gráficos fora de padrão e alinhamento.

a)      Selecione todos os objetos que se deseja alinhar segurando Ctrl e clicando em cada um deles.

b)      Selecione o menu Formatar e escolha a dimensão que será atribuída a todos eles.

c)      Ainda dentro do menu superior Formatar, clicar em alinhar e então escolher as opções Alinhar Parte Superior e Distribuir na Horizontal

d)      Resultado final dos gráficos devidamente alinhados e padronizados

Obs: As opções “Distribuir na horizontal” e “Alinhar Parte Superior” foram escolhidas pela disposição horizontal dos objetos, caso estivessem dispostos na vertical, bastaria escolher as opções relacionadas a “Distribuir na Vertical” e “Alinhar a Esquerda”.

MINIGRÁFICOS

Minigráfico é uma excelente ferramenta para auxiliar a análise de dados. Consiste basicamente em pequenos gráficos que são inseridos dentro das células desejadas. Normalmente são utilizados para analisar uma fotografia rápida do comportamento dos dados. Os elementos podem ser inseridos em forma de linhas, colunas e também de perdas e ganhos.

Inserir Minigráfico

Para acessar, basta utilizar a barra superior de ferramentas na guia “Inserir”, o exemplo abaixo demonstra como são utilizados:

1)       Selecionar a região que será analisada

2)      Clicar no tipo de Minigráfico desejado, neste exemplo foi utilizado linha.

3)      Inserir o intervalo onde os Minigráficos serão apresentados

O resultado final será um Minigráfico para cada linha de dados, demonstrando desta forma a evolução dos valores.

Configurar o Minigráfico

De forma semelhante aos gráficos comuns, também é possível personalizar e configurar os minigráficos. Para realizar este processo basta selecionar uma das células e utilizar a barra de ferramentas superior onde aparecerá uma nova opção chamada “Design”. Clicando nesta nova opção, as configurações dos minigráficos estarão disponíveis, conforme apresentado na imagem abaixo:

Por ordem de apresentação no menu:

1)       Editar Dados

Permite alterar a fonte dos dados que alimentam o minigráfico

2)      Tipo - Linha/Coluna/Ganho e Perda

Altera o tipo do gráfico

3)      Mostrar Pontos

Destacam pontos importantes no gráfico, neste exemplo todos os marcadores foram mostrados com a última opção selecionada.

4)      Estilo

Altera o design do gráfico de forma rápida o escolhendo as cores manualmente

5)      Eixo

Altera configurações do Eixo, por exemplo: sentido e direção.

6)      Agrupar

Minigráficos agrupados significa que todos serão configurados de maneira igual, para realizar configurações diferentes para cada um é preciso desagrupar ou formar novos agrupamentos.

FÓRMULAS E FUNÇÕES

O entendimento das fórmulas é fundamental para o domínio do Excel. A plataforma proporciona a manipulação dos dados através de funções que vão realizar cálculos, fazer verificações lógicas, alterar cadeias de textos e diversas outras possibilidades que serão exploradas neste capítulo.  Inicialmente serão apresentados os conceito de fórmulas e funções, será demonstrado também como utilizar ferramentas para auxiliar a implementação e por último serão apresentadas dezenas de funções e fórmulas fundamentais para dominar o Excel.

Fórmulas x Funções

Muitos chamam apenas de funções outros só de fórmulas, mas afinal, qual a diferença entre os dois? Existe alguma diferença, ou são sinônimos?

Sim, existe diferença teórica e é fácil de entender. As fórmulas exigem algum operador matemático para o seu funcionamento, enquanto as funções já estão programadas pela plataforma e exigem apenas os parâmetros, sem a necessidade de inclusão de operadores.

Para exemplificar a diferença:

Função:

=SOMA(A1:C1)

Fórmula:

= A1 + B1 + C1

Observa-se desta forma que no primeiro caso, a função "SOMA()" apenas solicita quais os parâmetros serão necessários para realizar os cálculos de forma automática. Enquanto a fórmula por sua vez exige os operadores matemáticos para realizar as operações desejadas. Uma fórmula pode ser composta por funções e realizar a combinação das mesmas de diversas formas diferentes para atingir os mais variados resultados. O exemplo a seguir demonstra a combinação entre fórmulas e funções:

Fórmula + Função:

=SOMA(A1:C1)+SOMA(A2:C2)

De forma prática a Fórmula pode ser composta por funções, mas a recíproca não é verdadeira. Por vezes a função isolada não será o suficiente para atingir os objetivos desejados. A combinação das funções com os operadores lógicos pode criar milhares de variações de fórmulas diferentes, abrindo um imenso leque de possibilidades as quais serão exploradas neste capítulo.

Arrastar Fórmulas e Funções

Esta é uma funcionalidade do Excel que facilita a aplicação de fórmulas em diversas linhas ou colunas. Uma vez que uma fórmula seja aplicada a uma célula, é possível clicar com o botão esquerdo do mouse no canto inferior esquerdo da célula e então arrastar a fórmula até o ponto desejado, as fórmulas e/ou funções escritas para primeira serão replicados para as respectivas adjacentes.

O Exemplo abaixo demonstra como uma fórmula pode ser “Arrastada” para as demais:

Biblioteca

Conforme citado no capítulo de interfaces, na barra superior de ferramentas, o Excel oferece uma biblioteca excelente para as mais variadas funções da plataforma. Portanto é possível não apenas consultar, mas também aplicar de forma rápida a função desejada. No exemplo abaixo a função E() foi consultada através do menu, deixando o mouse parado em cima da função por alguns segundos, mostra uma breve explicação da função e seus argumentos.

Ferramenta “Inserir Função”

Ainda dentro da guia Fórmulas no menu de ferramentas, o Excel possui a opção de "Inserir Função" uma alternativa pouco conhecida e fantástica para iniciantes na plataforma. Esta ferramenta funciona para auxiliar o usuário no processo de criar uma função.

Para utilizar, basta clicar na célula onde a função será inserida e então clicar na ferramenta a janela será aberta para selecionar a função desejada. A janela possui opção de escrever uma descrição ou nome desejado para buscar ou apenas selecionar através de uma categoria e posteriormente escolher na lista apresentada na parte inferior. Por padrão a lista inicial são as funções recentemente utilizadas. Segue abaixo a imagem da janela de inserção de função:

No exemplo a seguir a célula C1 foi selecionada e posteriormente utilizada à função de soma, com a confirmação no botão "OK", uma nova janela é aberta para inserir os argumentos desejados.

Cada função possui seus próprios argumentos, no caso da função soma, é exigido apenas um argumento obrigatório, relacionado à região que será somada, sendo opção a seleção de outras regiões, com um limite de no máximo 255 regiões de soma. Para concluir este exemplo, será selecionada apenas a região da célula A1 até A15, conforme imagem abaixo:

Ao pressionar “OK” a função soma foi inserida com sucesso na célula desejada com os argumentos desejados. É importante ressaltar que a ferramenta também funciona para editar uma função já inserida, para tanto basta clicar na célula e clicar novamente na barra de ferramenta em “Inserir Função”.

Dica: Toda vez que uma função for escolhida, o Excel dará uma breve explicação sobre o seu funcionamento e sobre cada parâmetro selecionado. No exemplo a seguir a função “Somase()” foi selecionada e para o parâmetro (Intervalo) que está sendo editado, a ferramenta dá uma breve descrição.

As próximas seções vão abordar as funções por categorias, explorando as principais que devem ser dominadas pelo usuário.

Funções condicionais

As funções condicionais são primordiais para o controle de informações no Excel, através delas pode-se realizar uma série de análises, estabelecer parâmetros para realizar operações e criar condições para aplicação de outras funções. São funções simples, diretamente ligadas ao significado de seus nomes.

Primeiramente, é preciso destacar de forma breve os operadores lógicos que serão constantemente utilizados para as funções condicionais:

SE ()

Esta função é fundamental para o domínio do Excel, basicamente, fornecendo uma condição, pode-se estabelecer um retorno para o caso verdadeiro, e um retorno para o caso falso.

=SE(B2< 6;"Reprovado";"Aprovado")

B2< 6 - Condicional que será aplicada

Reprovado – Retorno para condição atendida

Aprovado – Retorno para condição não atendida

Uma vez que a condição seja atendida, ou seja, a nota seja inferior ao valor determinado (B2< 6), existirá um retorno para célula, o qual será o primeiro argumento determinado de valor “Reprovado”, caso contrário, ou seja, condição não atendida, o valor retornado será “Aprovado”.

E()

O principal objetivo desta função, é unir dois argumentos ou mais dentro de uma condicional, ela pode ser utilizada isoladamente para retornar verdadeiro ou falso, porém sua utilidade se comprova de fato dentro de outras funções, conforme exemplo a seguir:

=SE(E(B2>=6;C2>0,75);"Aprovado";"Reprovado")

B2>=6 – Primeira condicional

C2>0,75 – Segunda condicional

Aprovado - Retorno para as duas condicionais atendidas

Reprovado - Retorno para as duas condicionais não atendidas

Neste exemplo, diferente do anterior, a condicional foi invertida, desta vez foi apresentada a condição para nota ser maior ou igual a 6 (B2>=6), adicionando desta vez uma segunda condição, C2>0,75, ou seja, a frequência precisa também ser acima de 75%. Apenas com as duas condicionais atendidas, o retorno será o valor “Aprovado”, caso contrário, o retorno será “Reprovado”.

OU()

Novamente, da mesma maneira que a função E(), a função OU() pode ser utilizada isoladamente, para retornar o valor verdadeiro ou falso, porém sua utilidade se mostra mais presente com a sua utilização dentro da função SE(), conforme exemplo a seguir:

=SE(OU(B2>=6;C2>6);"Aprovado";"Reprovado")

Este exemplo simula uma situação onde um aluno necessita da nota maior que 6 em pelo menos uma das avaliações,  desta maneira, utiliza-se a função OU(), com as duas condicionais relacionadas a primeira coluna B2>=6¸e depois aplica-se o mesmo critério para segunda coluna C2>6, caso uma das duas seja atendida, o valor retornado será "Aprovado", caso contrário "Reprovado".

Funções de manipulação de cadeia de texto

Existem diversas funções para manipular textos, onde o objetivo é basicamente obter frações do valor de uma célula. São de grande utilidade para usuários que lidam com grandes quantidades de informação, onde muitas vezes se obtém os dados sem formatação, extrações de banco de dados e de demais origens diversas.

ESQUERDA()

Esta função é utilizada para se obter o prefixo de um texto.

Exemplo 1:

=ESQUERDA(A3;2)

A3 – Célula que será aplicada a função

2 – Significa que será retornado os 2 primeiros caracteres da esquerda

Neste exemplo, o departamento está acompanhado de seu código inicial e final, porém deseja-se separa-los. Para se obter o código inicial (código1), se utiliza a função esquerda, com 2 caracteres.

EXT.TEXTO()

Esta função é utilizada para se extrair a parte central de uma célula.

Exemplo 1:

=EXT.TEXTO(A3; 3;3)

A3 – Célula que será aplicada a função

4 – Significa que será retornado a partir no terceiro caractere

3 – Significa que será retornado 3 caracteres.

Agora deseja-se obter a abreviação FEM, desta forma, se utiliza o EXT.TEXTO(). Nesta função, é preciso informar a posição do caractere inicial e a posição final. Neste exemplo foi utilizado 4, para inicial, visto que se deseja extrair a partir do quarto caractere (o espaço conta como 1 caractere), por último é informado o número 3, pois deseja-se retornar 3 dígitos.

DIREITA()

Esta função é utilizada para se obter o sufixo de uma célula.

Exemplo:

=DIREITA(A3;2)

A3 – Célula que será aplicada a função

2 – Significa que será retornado os 2 primeiros caracteres da direita

Esta função tem o mesmo comportamento da ESQUERDA(), porém ao invés de contar a partir do primeiro caractere, ela conta a partir do último caractere, retornando os caracteres a partir da direita.

TEXTO()

A função texto é extremamente importante para lidar com dados, os quais muitas vezes estão em formatos indesejados, seja uma data que está como número, ou para padronizar formatações e etc.

Exemplo:

=TEXTO(A1;"R$ #.##0,00")

A1 – Célula que receberá a formatação

"R$ #.##0,00" – Formatação aplicada

A função é extremamente simples, exigindo apenas duas entradas de dado, uma é a célula que será formatada (Neste exemplo A1)  e a outra é o código da formatação (Neste exemplo o código: "R$ #.##0,00", formato de moeda) . Desta forma, é possível garantir que uma coluna estará sempre com a formatação desejada através da função.

Obs 1: Diversos exemplos de código de formatação podem ser consultados no menu através da opção “Mais Formatos de Números”, Número, Personalizado.

Exemplo:

=TEXTO(A1;"0,0%")

A1 – Célula que receberá a formatação

"R$ #.##0,00" – Formatação aplicada

O exemplo é extremamente semelhante ao anterior, porém ao invés de aplicar a formatação de moeda, é aplicada a formatação de percentual (R$ #.##0,00") na célula A1.

Dica:

É possível transformar datas em textos de diversas maneiras diferentes, para tanto basta utilizar a fórmula texto e utilizar os códigos de formatação, segue abaixo alguns exemplos de aplicações da função texto para datas.

ARRUMAR()

Esta função é essencial para usuários que lidam com muitos dados. É sempre comum lidar com informações que estão desajustadas e possuem espaços no início ou no final da célula que não deveriam ter. Para solucionar este problema, utiliza-se a função ARRUMAR()

Exemplo:

=ARRUMAR(A2)

A2 – Célula onde a função será aplicada

A fórmula é extremamente simples, seu único argumento é a célula desejada para que os espaços de prefixo e sufixo sejam retirados. Desta forma observa-se que após a aplicação da função na coluna A, ela fica sem os problemas de desajustes na coluna B.

Letras maiúsculas e minúsculas

Existem três funções básicas para controlar se as letras serão maiúsculas, minúsculas ou se terão apenas o seu primeiro caractere maiúsculo. Qualquer necessidade além destes três casos, deverás ser solucionada com as combinação das funções de manipulação de texto.

Para os três casos deve se utilizar as seguintes funções:

As funções são comumente utilizadas em extrações de dados, onde os textos extraídos de uma base de dados normalmente estão sem nenhuma formatação.

Verificar célula

Existem funções que funcionam para verificar qual tipo de conteúdo de uma célula, seus retornos são basicamente verdadeiro ou falso. O único argumento deste conjunto de fórmulas é a célula que se deseja verificar.

Essas são as principais funções que verificam o conteúdo de uma célula, no exemplo acima todas foram utilizadas com o propósito de retornar seus valores como verdadeiro.

Funções de soma e média

Existem diversas formas de somar informações no Excel, as quais vão desde fórmulas mais simples até as mais complexas, permitindo ao usuário somar dados de maneira direta ou somar com a utilização de uma condição. A seguir os diversos casos serão apresentados e exemplificados.

SOMA()

Esta é uma das funções mais básicas do Excel, consiste basicamente em escolher a região que será somada.

Exemplo:

=SOMA(B1:B6)

B1:B6 – Intervalo onde a soma será realizada

A função é simples e direta, ela basicamente insere a soma de uma região de valores escolhidos.

SOMARPRODUTO ()

Esta função tem por objetivo somar o produto de duas regiões, ela é extremamente simples e substitui a utilização de auxiliares para fazer o mesmo procedimento utilizando apenas Soma().

Exemplo:

=SOMARPRODUTO(B1:B7;A1:A7)

B1:B7 – Primeira Matriz

A1:A7 – Segunda Matriz

Neste exemplo, são selecionadas duas regiões que serão multiplicadas entre si e posteriormente somadas posição por posição para chegar a um resultado final.

Obs 1: Neste exemplo foram utilizadas apenas duas regiões, porém a função permite a escolha do número desejado de regiões que serão multiplicadas. É necessário que elas possuam a mesma quantidade de dados.

SUBTOTAL()

Uma característica da função soma apresentada anteriormente, é que a mesma sempre irá somar os valores de uma região, independente das células estarem filtradas ou não. Para contornar este problema, pode-se utilizar a função Subtotal(), a qual pode ser utilizada para realizar a soma apenas nas células desejadas.

Exemplo:

=SUBTOTAL(9;E2:E9)

9 – Opção escolhida para o subtotal realizar Soma

E2:E9 – Intervalo onde a soma será realizada

Neste exemplo, o subtotal é demonstrado em uma região onde um filtro é aplicado na esquerda dos valores, uma vez que um critério seja estabelecido, a função subtotal automaticamente soma apenas as informações “visíveis”.

Dica: Apesar da função subtotal está sendo mostrada dentro da seção de soma, ela possui as mais variadas utilidades, no exemplo apresentado a função escolhida foi a número 9 que representa a soma, porém existem diversas outras funções para se aplicar o Subtotal(). Segue abaixo uma lista:

SOMASE()

Esta é uma função de extrema importância para tratamento de dados, através dela é possível somar números seguindo um critério estabelecido.

Exemplo:

=SOMASE(B2:B11;">15000"; B2:B11)

B2:B11 – Intervalo onde é aplicado o critério

">15000" – Critério aplicado

B2:B11 – Intervalo onde a soma será realizada

Este primeiro exemplo, demonstra a aplicação mais simples do SOMASE(). Todo valor dentro do intervalo B2:B11 que atende o critério de ser maior que 15.000 (">15000"), é somado na célula D2.

Obs 1: Nos casos onde o intervalo de soma é o mesmo de critério, a terceira parte da função não é obrigatória, desta forma, colocar de maneira reduzida, também obtém o mesmo resultado: =SOMASE(B2:B11;">15000”)

Exemplo 2:

=SOMASE(A2:A11;D2;B2:B11)

A2:A11 – Intervalo onde é aplicado o critério

D2 – Critério aplicado

B2:B11 – Intervalo onde a soma será realizada

Neste exemplo, o SOMASE() irá somar todos os valores do intervalo de soma (B2:B11) que tiverem valores do intervalo de critério (A2:A11)  iguais a célula de critério D2, ou seja, valores correspondentes a letra A.

F interessante travar as posições do intervalo de soma e do intervalo de critério para poder “arrastar” a formula para os demais critérios.

=SOMASE($A$2:$A$11;D2;$B$2:$B$11)

MEDIA()

A função média, consiste em selecionar uma região desejada, então o Excel realiza o cálculo do valor médio relacionado a seleção.

Exemplo:

=MÉDIA(A1:A7)

A1:A7 – Intervalo onde a média será realizada

Assim como a função SOMA(), a aplicação é direta, consiste em escolher um intervalor onde a média será calculada.

MEDIASE()

O lógica desta função é a mesma da aplicada ao SOMASE(), porém o resultado ao invés de ser uma soma através de um critério, será uma média realizada através de um critério aplicado.

Exemplo:

=MEDIASE(A2:A11;D2;B2:B11)

A2:A11 – Intervalo onde é aplicado o critério

D2 – Critério aplicado

B2:B11 – Intervalo onde a média será realizada

Neste exemplo, o MEDIASE() irá realizar a média todos os valores do intervalo (B2:B11) que tiverem valores do intervalo de critério (A2:A11)  iguais a célula de critério D2, ou seja, valores correspondentes a letra A.

Obs: É interessante travar as posições do intervalo de soma e do intervalo de critério para poder “arrastar” a formula para os demais critérios.

Outras funções matemáticas

As funções de soma e média são sem dúvidas as mais utilizadas das funções matemáticas dentro do Excel, porém a plataforma oferece outras funções interessantes e úteis, as quais serão apresentadas nesta seção. Para as quatro primeiras funções apresentadas nesta seção, o mesmo exemplo abaixo será utilizado.

Exemplo:

MÍNIMO ()

Função utilizada para retornar o menor valor de uma seleção de números.

=MÍNIMO(B2:B10)

B2:B10 – Região de procura

Esta função é extremamente simples, utiliza-se a região de procura B2:B10 onde deseja-se retornar o menor valor, o qual neste exemplo será 58.

MÁXIMO ()

Função utilizada para retornar o maior valor de uma seleção de números.

=MÁXIMO(B2:B10)

B2:B10 – Região de procura

Esta função é extremamente simples, utiliza-se a região de procura B2:B10 onde deseja-se retornar o maior valor, o qual neste exemplo será 98.

MENOR ()

Função utilizada para retornar o menor valor de uma seleção de números de acordo com a posição informada, por exemplo: ao informar posição 1, a função encontra o menor valor, ao informar a posição 2, a função retorna o segundo menor valor e assim sucessivamente.

=MENOR(B2:B10;2)

B2:B10 – Região de procura

2 – Segundo menor valor será retornado

Utilizando-se a região de procura B2:B10, é desejado retornar o segundo menor valor, o qual neste exemplo será 59.

Obs: Utilizando o valor 1 no segundo argumento, a função funciona exatamente igual a função MÍNIMO()

MAIOR()

Função utilizada para retornar o maior valor de uma seleção de números de acordo com a posição informada, por exemplo: ao informar posição 1, a função encontra o maior valor, ao informar a posição 2, a função retorna o segundo maior valor e assim sucessivamente.

=MAIOR(B2:B10;3)

B2:B10 – Região de procura

3 – Terceiro maior valor será retornado

Utilizando-se a região de procura B2:B10, é desejado retornar o terceiro maior valor, o qual neste exemplo será 90.

Obs: Utilizando o valor 1 no segundo argumento, a função funciona exatamente igual a função MÁXIMO()

FATORIAL()

Calcula o valor fatorial de um número.

Exemplo:

=FATORIAL(A5)

A5 – Valor para calcular fatorial

Esta função é simples e direta, basicamente se escolhe uma célula para retornar seu valor em fatorial.

Arredondamentos

Existem três funções para realizar o arredondamento, a primeira a ser apresentada basicamente utiliza critérios matemáticos comuns para realizar o arredondamento correto. As outras duas são arredondamentos desejados para cima ou para baixo.

ARRED()

Esta função é utilizada para arrendar os números de acordo com uma quantidade de casas decimais desejadas e seguindo critérios matemáticos.

Exemplo:

=ARRED(A2;1)

A2 – Célula que será arredondada

1 – Quantidade de casas decimais desejadas

A função realizará o arredondamento de acordo as casas decimais desejadas, desta forma, ao informar o número um, significa que após a aplicação da função o valor retornado será o da célula A2, porém com apenas 1 casas decimal. Caso fosse informado o argumento 0, o valor de retorno seria 10, a célula A2.

ARREDONDAR.PARA.BAIXO()

Esta função é utilizada para arrendar os números de acordo com uma quantidade de casas decimais desejadas e seguindo critério de arredondar o valor para baixo.

Exemplo:

=ARREDONDAR.PARA.BAIXO(A2;1)

A2 – Célula que será arredondada

1 – Quantidade de casas decimais desejadas

A função realizará o arredondamento para baixo de acordo as casas decimais desejadas, desta forma, ao informar o número um, significa que após a aplicação da função o valor retornado será o da célula A2, porém com apenas 1 casas decimal.

ARREDONDAR.PARA.CIMA()

Esta função é utilizada para arrendar os números de acordo com uma quantidade de casas decimais desejadas e seguindo critério de arredondar o valor para cima.

Exemplo:

=ARREDONDAR.PARA.CIMA(A2;1)

A2 – Célula que será arredondada

1 – Quantidade de casas decimais desejadas

A função realizará o arredondamento para cima de acordo as casas decimais desejadas, desta forma, ao informar o número um, significa que após a aplicação da função o valor retornado será o da célula A2, porém com apenas 1 casas decimal.

Data e hora

Funções relacionadas a Data e Hora, são extremamente versáteis e têm as mais variadas aplicações como por exemplo: Cálculos de banco de hora, cálculos de escala, cálculos de tempo de projeto e etc.

Funções de localização

As funções de localização, tem por objetivo retornar, valores, textos ou termos baseados em um valor de busca. Existem diversas funções que executam esse procedimento, as mais conhecidas são PROCV() e a combinação ÍNDICE(CORRESP()), esta última sendo considerada a mais importante, porém para apresentar esta, primeiramente serão apresentados o ÍNDICE() e o CORRESP() individualmente.

ÍNDICE()

Esta função é extremamente simples, através de coordenadas, ela retorna o valor da célula desejada. Este processo funciona em uma direção, ou seja, informando a região de uma linha ou coluna e a posição desejada ou informando uma matriz e duas coordenadas.

Exemplo 1:

=ÍNDICE(A2:A10;2)

B2:B10 – Região que retorna os valores

2 – Linha de retorno do valor

Neste exemplo, utiliza-se a formula índice para encontrar quem está na segunda linha, B2:B10 é a região, e 2 é a posição da linha retornada. O resultado consequentemente será Masculino.

Exemplo 2:

=ÍNDICE(A1:C3;1;3)

A1:C3 – Região que retorna os valores

1 – Linha onde será retornado o valor

3 – Coluna onde será retornado o valor

Esta formula, aplica o índice para uma matriz de região A1:C3, como se trata de uma região de matriz, é preciso informar duas coordenadas para retornar o valor, primeiro a linha e depois a coluna, neste exemplo de valor 1 e 3, respectivamente.

CORRESP()

Esta função funciona de forma inversa ao índice, ao informar um valor e uma região, a posição é retornada, ao contrário do índice, esta funciona apenas em uma direção.

Exemplo:

=CORRESP("Masculino";A2:A10;0)

"Masculino" – Nome procurado

A2:A10 – Região procurada

0 – Correspondência exata

Desta forma, o CORRESP() retorna a posição da palavra masculino, dentro da seleção, logo o valor será 2, visto que da seleção informada, ele está na segunda posição, o número 0, informado após a região, determina que a correspondência será exata.

Agora que o ÍNDICE() e o CORRESP() já foram apresentados, será possível apresentar a poderosa combinação das duas funções. Uma vez que o índice retorna o valor de uma posição e o CORRESP() retorna a posição de um valor, será simples entender a utilidade desta duas funções juntas.

ÍNDICE(CORRESP())

Esta combinação, tem uma poderosa função de buscar o conteúdo de uma célula em uma região e retornar o valor de uma outra região. Como apresentado anteriormente, o ÍNDICE() tem a função de retornar o valor de uma coordenada, o CORRESP() por sua vez realiza o processo inverso, ao utiliza-los em colunas diferentes, é possível buscar qualquer valor, seja em uma direção ou em duas direções (apresentado na próxima seção).

Dica: Muitos falam sobre a importância do PROCV(), mas nem todos sabem que a fórmula índice com suas combinações tem um potencial muito maior que o PROCV(), realizando a mesma função, porém com maior eficiência e simplicidade e sem limitações indesejadas.

Exemplo:

=ÍNDICE(B2:B10;CORRESP(E2;A2:A10;0))

B2:B10 – Região que retorna os valores

E2 – Valor procurado

A2:A10 – Região procurada

0 – Correspondência exata

Neste exemplo, deseja-se buscar o valor de vendas do departamento “Feminino”, para tanto, informa-se que a região de índice é B2:B10, posteriormente, é utilizado o CORRESP() buscando a célula de valor “Feminino”, célula E2, na região A2:A10. Esta combinação fará o valor correspondente ser retornado na célula onde a função está sendo aplicada.

Dica: Como muitas vezes se deseja arrastar esta formula para os demais itens buscados, é interessante “travar as fórmulas” com $, desta maneira, pode-se arrastar sem modificar a região de busca, da seguinte forma:

=ÍNDICE($B$2:$B$10;CORRESP(E2;$A$2:$A$10;0))

INDICE(CORRESP(); CORRESP())

Como visto anteriormente, o índice retorna um valor através de uma coordenada, porém só foi apresentado o índice quando aplicado em uma coluna, porém o índice pode ser aplicado em duas direções, através de duas coordenadas. Conforme exemplo abaixo:

Exemplo:

Neste exemplo, através do índice selecionando a região de todos os valores, B3:E11, deseja-se saber o valor da posição 2;2 ou seja, linha 2 da região e coluna 2. Consequentemente o valor retornado é equivalente a Masculino para o mês de Fevereiro.

Da mesma forma como apresentado anteriormente, os valores do ÍNDICE() serão representados pela função CORRESP(), porém desta vez, será realizado de forma dupla, para retornar o departamento (linha), e o mês desejado (coluna).

Exemplo:

=ÍNDICE(B3:E11;CORRESP(G4;A3:A11;0);CORRESP(H3;B2:E2;0))

B3:B11 – Região que retorna os valores

G4 – Valor procurado 1

A3:A11 – Região procurada 1

0 – Correspondência exata

H3 – Valor procurado 2

B2:E2 – Região procurada 2

0 – Correspondência exata

O funcionamento é extremamente o mesmo, porém desta vez se busca duas correspondências, no caso deste exemplo, uma para a célula G4, relacionada aos departamentos, com região de procura A3:A11 nos departamentos e a célula H3, relacionada aos meses do ano, na região de procura em B2:E2, de maneira semelhante, a formula do CORRESP fecha com o valor 0, para determinar que a correspondência que se busca é exata.

Dica: Da mesma maneira como apresentado anteriormente, é interessante travar as regiões de retorno e de busca, para que desta forma, se possa arrastar a formula para demais variáveis buscadas, conforme exemplo abaixo:

=ÍNDICE($B$3:$E$11;CORRESP($G4; $A$3:$A$11;0);CORRESP(H$3; $B$2:$E$2;0))

Obs1: $G4, recebeu a trava apenas na coluna, pois ainda interessa arrasta-lo para baixo.

Obs2: H$3, recebeu a trava apenas na linha, pois ainda interessa arrasta-lo para os lados.

PROCV()

Esta é uma das funções mais conhecidas para se buscar um valor no Excel, através dela, é possível informar um valor procurado, uma matriz de busca e obter-se um valor correspondente, para facilitar a comparação, será utilizado o mesmo exemplo utilizado para o ÍNDICE(CORRESP()).

Exemplo:

=PROCV(D2;A2:B10;2;FALSO)

D2 – Célula que se deseja buscar

A2:B10 – Matriz de procura

2 – Posição da coluna de retorno

FALSO – Busca exata pelo termo procurado

A função tem por objetivo, buscar um valor, neste exemplo célula D2, dentro da região A2:B10, retornando o valor equivalente da coluna 2 da matriz informada. Utiliza-se FALSO para especificar que o termo buscado terá correspondência exata e não aproximada.

Obs: O PROCV() possui uma limitação, onde o valor de retorno precisa obrigatoriamente estar a direita do valor procurado, funcionando apenas para estruturas organizadas da esquerda para direita. Caso contrário será necessário alterar a forma como os dados estão dispostos na planilha ou utilizar a combinação ÍNDICE(CORRESP()) que tem o mesmo funcionamento, sem esta limitação.

Dica: Como muitas vezes se deseja arrastar esta formula para os demais itens buscados, é interessante “travar as fórmulas” com $, desta maneira, pode-se arrastar sem modificar a região de busca, da seguinte forma:

= PROCV(D2;$A$2:$B$10;2;FALSO)

DIASTRABALHOTOTAL()

Esta função basicamente calcula a quantidade de dias da semana entre duas datas informadas. Existe também a possibilidade de informar feriados para serem descontados do cálculo.

Exemplo:

=DIATRABALHOTOTAL(A2;B2;A6:A7)

A2 - Data inicial

B2 - Data final

A6:A7 – Seleção de feriados

A fórmula é simples, consiste em escolher uma data de início, no exemplo A2, uma data de término que no exemplo é B2 e o terceiro argumento é opcional, onde pode-se inserir uma seleção de células de feriados, os quais serão descontados, casos estejam dentro do intervalo solicitado, neste exemplo a região A6:A7.

Funções de horário

As três primeiras que serão apresentadas são extremamente simples e diretas, basicamente em uma célula que contém horário, pode-se extrair apenas o seu valor de hora, minuto ou segundo, usando suas respectivas fórmulas. A última por sua vez apenas retorna a informação DO horário atual do sistema operacional.

Funções de data

As três primeiras que serão apresentadas são extremamente simples e diretas, basicamente em uma célula que contém data, pode-se extrair apenas o seu valor do ano, mês ou dia, usando suas respectivas fórmulas. A última por sua vez apenas retorna a informação da data atual do sistema operacional.

RASTREAR PRECEDENTES E DEPENDENTES

Uma vez que se lida com muitas informações dentro das planilhas, usuários podem se deparar com a necessidade de entender as informações precedentes e dependentes de uma fórmula, para tanto o Excel oferece a ferramenta de rastreamento. Para acessar este recurso basta clicar no menu superior

Utilize este recurso sempre que precisar entender de maneira rápida a origem ou dependência de uma função, como no exemplo abaixo:

Neste exemplo, a fórmula célula F2 depende das informações da coluna A e C, quando se ativa o rastrear precedentes para na célula F2 as setas indicam sua dependência com as duas outras colunas. Porém quando se ativa o rastrear dependentes, uma seta para direita, indica a dependência da célula I2, a qual possui fórmula que referência F2.

CÁLCULO AUTOMÁTICO E MANUAL

Esta funcionalidade do Excel pode passar muitas vezes despercebida, até o usuário precisar lidar com uma grande quantidade de informações e enfrentar uma série de problemas ligados a travamentos, lentidões e perda de informações. Uma solução pode ser a utilização do cálculo manual para evitar processamento desnecessário. Uma vez que o cálculo esteja em modo manual, é preciso informar ao Excel quando se deseja calcular e o que se deseja calcular. Para optar entre cálculo automático e manual, basta acessar o menu Fórmulas e posteriormente clicar no botão Opções de Cálculo, então poderá se optar entre automático e manual.

O cálculo manual pode ser realizado em até três níveis diferentes de objetos:

a)      A nível de célula, onde basta edita-la e pressionar Enter, então o resultado será calculado

b)      A nível de planilha, pode ser realizado clicando no menu superior Fórmulas > Calcular Planilha ou através do atalho Shift + F9

c)      A nível de arquivo, pode ser acessado clicando no menu superior Fórmulas > Calcular Agora ou através do atalho F9

TABELAS

As tabelas comuns são ferramentas interessantes oferecidas pelo Excel, porém pouco utilizada pela maioria dos usuários. Tabelas têm vantagens e desvantagens, onde seu principal objetivo é facilitar a leitura e análise de uma tabela de dados.

Inserir Tabela

Para aplicar uma tabela basta selecionar uma região de dados e utilizar a barra superior de ferramentas: Inserir > Tabelas.

Segue exemplo:

Como a área desejada já foi previamente selecionada, a janela que será aberta apenas solicita para confirmar a região, após clicar em “OK” o formato de tabela já poderá ser visualizado conforme a parte direita do exemplo.

Design da Tabela

Com a tabela criada, é possível realizar uma série de modificações e manipulações com os dados. Para visualizar as opções, basta clicar em qualquer célula dentro da tabela para visualizar na barra de ferramentas uma nova guia chamada: “Ferramenta de tabelas – Design”.

As ferramentas oferecidas pela Guia design são brevemente resumidas na tabela abaixo:

Obs: Uma desvantagem e limitação da utilização de tabelas é que não será possível mesclar células dentro da mesma.

Todas as opções previamente apresentadas para tabelas são sempre possíveis com intervalos comuns (dados sem opção de tabela). Tabelas são apenas para facilitar a visualização e agilizar determinados processos de análise.

Para retirar a função de tabela de uma região de dados, basta clicar dentro da mesma com o botão direito e clicar e: “Tabela > Converter em Intervalo”. A mesma opção também está disponível na barra de ferramentas como apresentado no quadro anterior.

CLASSIFICAÇÃO E FILTROS

O Excel oferece diversas ferramentas que possibilitam a análise e a manipulação de dados. Filtros e Classificações são duas ferramentas extremamente importantes para realizar segmentação e organização das informações de uma planilha. Elas são especialmente importantes para lidar com grandes quantidades de dados e para realizar análises detalhadas e precisas.

Filtros

Existem duas maneiras de exibir filtros no Excel, uma é através da aplicação de tabelas ou através da aplicação de um filtro local. A diferença básica se dá pela possibilidade de criar várias tabelas em uma mesma planilha, permitindo aplicar diversos filtros simultaneamente em cada uma delas (Funciona apenas se elas estiverem dispostas verticalmente, caso contrário um filtro anulará o outro na horizontal). O filtro local por sua vez, funciona com o objetivo de analisar e segmentar os dados de uma única região, não podendo ser aplicado em intervalos distintos dentro de uma mesma aba da planilha.

Filtro em tabela

Ao aplicar uma tabela em uma região os filtros são automaticamente criados no cabeçalho, o qual é considerado a primeira linha de uma região.

Filtro em intervalo de dados

Para aplicar filtros em um intervalo de dados, basta selecionar o cabeçalho logo acima dos dados desejados e aplicar o filtro através da barra de ferramentas em: "Dados > Filtro" ou "Página Inicial > Classificar e Filtros > Filtro" ou atalho “Ctrl + Shift + L” conforme apresentado no exemplo abaixo:

Uma vez que o filtro já esteja aplicado à região desejada, seja em intervalo de dados ou tabelas, será possível selecionar a informação que será exibida, para tanto basta clicar na seta ao lado da coluna desejada para exibir as opções de filtragem, conforme exemplo abaixo:

Clicando na seta para baixo destacada em vermelho a janela de filtragem e classificação rápida é apresentada conforme a parte direita da imagem. A Região marcada na direita apresenta os elementos de filtragem, a lista é de todos os itens pertencentes à coluna. Por padrão todos estão marcados o que significa que todos estão sendo mostrados.

Filtro Manual

É possível marcar e desmarcar manualmente cada item da lista, uma vez desmarcado este item será ocultado, conforme exemplo abaixo:

Apenas dois itens foram marcados e posteriormente foi pressionado o botão de “OK”, desta forma na direita da imagem é possível observar o resultado com todas as demais linhas ocultas e apenas os dois itens filtrados para o mês de janeiro.

Dica 1: Dentro da planilha, para expandir a filtragem através de atalho basta selecionar a célula e utilizar Ctrl +↓ (Seta para Baixo)

Dica 2: Para agilizar a filtragem manual, utilize as Setas do teclado para selecionar os itens, Barra de Espaço para marcar ou desmarcar e Enter para confirmar.

Filtro por Cor

Na filtragem por cor é possível destacar todos os itens da coluna desejada que possuam a cor escolhida. Esta opção é especialmente útil quando combinada com a formatação condicional conforme utilizado no exemplo abaixo, onde foram formatados os itens abaixo da média e posteriormente apenas estes foram filtrados com a opção de cor.

Filtro por Número

A filtragem por números apresenta uma grande variedade de opções e combinações, ao escolher a opção a lista abaixo será apresentada para segmentar os dados:

As opções abaixo não pedem configuração e funcionam de forma direta:

a)      10 Primeiros...

b)      Acima da Média

c)      Abaixo da Média

Todas as demais filtragens de lista de número vão automaticamente abrir a janela de personalização de filtragem com a opção escolhida já selecionada, no exemplo abaixo a opção “É maior do que...” foi escolhida:

Observa-se que a janela de personalização é aberta com a opção “É maior do que...” pré-selecionada, para realizar este filtro basta escolher um valor na região mercada em vermelho e posteriormente pressionar OK.

Fica a critério do usuário personalizar ou alterar a filtragem, adicionando um outro argumento que pode ter uma conexão lógica de "E" ou de "OU", por exemplo:

Um número pode ser filtrado como sendo "Maior do que..." 1.000 e ao mesmo tempo "Menor do que..." 5.000.

Filtro por Texto

Quando a coluna de dados é referente a um texto, automaticamente o Excel reconhece a natureza desses dados e oferece a filtragem de textos.

Em filtros de texto, todas as opções vão abrir a janela de AutoFiltro personalizado, onde será possível escolher o critério com o qual o texto será filtrado.

Caracteres Desconhecidos

Existe uma particularidade muito interessante nas filtragens que permite segmentar os dados mesmo com um caractere indefinido. Esse conceito se aplica tanto aos filtros quanto na ferramenta de pesquisa. É possível utilizar um símbolo para representar um único caractere desconhecido ou um grupo deles.

Se o filtro do exemplo anterior for realizado com A?B será possível retornar qualquer termo entre as duas letras.

Exemplo de possíveis retornos para códigos iniciados por A?B:

1)       A2B

2)      AXB

3)      APB

4)      A9B

Exemplo anterior com o filtro A?B.

Porém como foi utilizada a interrogação fica definida a necessidade de retornar apenas um caractere. Para definir que o número de caracteres é genérico, utilizasse asterisco (*), ainda seguindo o mesmo exemplo seria A*B na pesquisa de termos iniciados.

Exemplo de possíveis retornos:

1)       A2B

2)      A548XB

3)      ACCB

4)      A74B

LOCALIZAR E SUBSTITUIR

A ferramenta de “localizar e substituir” é extremamente útil dentro do Excel, ela pode realizar diversas tarefas que vão desde a pesquisa de dados até a manipulação dos mesmos. A ferramenta pode funcionar de duas maneiras, realizando a busca em uma região de células selecionada ou realizando a procura na planilha inteira (basta não selecionar nenhum grupo de células).

Para acessar a ferramenta, basta acessar barra superior em: “Página Inicial >  Localizar e Selecionar”, conforme imagem abaixo:

Também é possível utilizar os atalhos que levam direto para ferramenta, Ctrl + L e Ctrl + U, conforme será apresentado a seguir.

Localizar

Ctrl + L

Para localizar existem basicamente duas opções: Localizar Tudo e Localizar Próxima, a primeira opção lista todos os resultados para o termo buscado, e a segunda avança sempre para o próximo termo encontrado.

No exemplo abaixo, serão localizadas as células da lista que possuem o número 877 em seu conteúdo, observa-se que a opção localizar tudo retornou na lista localizada na parte inferior da janela, todas as células encontradas. Para que as células encontradas sejam selecionadas na planilha na ordem apresenta, basta clicar em "Localizar Próxima", ou simplesmente clicar em um lista da lista de encontrados.

Substituir

Ctrl + U

A ferramenta "substituir" é extremamente útil no tratamento de dados, onde basta inserir um termo antigo e um termo novo pelo qual este será substituído. Este termo novo pode ser inclusive vazio, fazendo apenas como que o termo antigo seja apagado, justamente conforme ilustrado no exemplo abaixo:

O termo traço (-) foi substituído por vazio, fazendo com que o código ficasse sem este traço entre as letras e os números. No segundo exemplo abaixo o termo underline ( _ ) é substituído por 0:

Em ambos os exemplos todos os termos foram substituídos de uma vez através do botão “Substituir tudo”, entretanto, caso necessário é possível realizar a substituição de um por vez, através do botão “Substituir”, ou até mesmo localizar o termo primeiro para depois realizar a substituição.

Opções Avançadas

A ferramenta também oferece opções avançadas para detalhar a procura, para visualizar estas opções basta clicar no botão “Opções >>”. Então a janela será expandida para mostrar novas possibilidades de procura.

Com as opções avançadas, é permitido buscar por uma formatação específica da célula, por exemplo: é possível localizar apenas termos que sejam formatados em negrito. A mesma opção é disponibilizada para ferramenta de substituição.

A tabela abaixo resume as principais opções de seleção:

Caixas de seleção:

a)      Diferenciar Maiúsculas de Minúsculas

Como o próprio texto já explica, a pesquisa vai diferenciar a existência de maiúsculo ou minúsculo no resultado.

b)      Coincidir conteúdo da célula inteira

Esta opção é marcada para encontrar o conteúdo exato da célula, desta forma a pesquisa precisa ter o exato valor contido na célula procurada.

TEXTO PARA COLUNAS

Quando se trabalha com Excel, é extremamente comum a necessidade de importar dados desorganizados, sem formatação ou qualquer métrica. Para tanto é fundamental saber utilizar a ferramenta de “Texto para colunas”, através dela é possível fazer a conversação de textos para colunas organizadas no Excel.

Para acessar a ferramenta, utilize: “Dados > Texto para colunas”, conforme imagem abaixo:

É importante que os dados que serão convertidos para colunas já estejam previamente selecionados, o exemplo a seguir demonstra o procedimento de separação de dados em colunas.

Para prosseguir com a segmentação dos dados é preciso escolher uma das duas opções: Delimitado ou Largura fixa, o primeiro basicamente delimita a separação por algum caractere ou espaço, enquanto o segundo determina um espaçamento fixo para realizar a separação. Este exemplo pode ser executado das duas maneiras, desta forma ambas serão apresentadas para solucionar este exemplo.

Delimitado

Ao escolher “Delimitado” e avançar, a janela apresentará algumas opções de delimitadores, os quais são basicamente os termos que farão as divisões do texto em colunas. Portanto neste exemplo o delimitador será o próprio espaço, ao marcar a escolha, o Excel já apresenta uma pequena demonstração na parte inferior da janela de como ficará a divisão após a conclusão, desta forma, basta avançar para última etapa.

Esta última etapa é opcional para conversão em colunas, porém ela auxilia a aplicar a formatação de números da maneira correta. Como os textos estão sendo transformados em colunas, é comum que o Excel não consiga identificar corretamente a formatação adequada de cada informação.

No exemplo utilizado, foram definidas duas três colunas como Geral (para os números) e duas identificadas como texto, conforme destacado na imagem abaixo. Para realizar este processo basta clicar na coluna desejada na parte inferior da janela e posteriormente selecionar seu tipo de formato.

Obs: No caso de datas, é preciso tomar cuidado para selecionar também o formato correto da data. Por padrão vem selecionado “DMA”, o que significa dia, mês e ano. Por exemplo: se o texto convertido em coluna for 15052018, a opção DMA será adequada e este texto será definido como 15/05/2018.

Como resultado final:

Largura Fixa

A largura fixa pode ser utilizada em casos onde o texto tem um perfeito alinhamento, como o exemplo anterior, desta forma é facilmente possível separar as informações através de tabulações aplicadas diretamente na visualização de dados na parte inferior da janela. As demais etapas funcionam da mesma forma como no delimitado.

Por padrão o Excel já sugere uma divisão para os dados, fica a critério do usuário modificar os alinhamentos, adicionar ou excluir. Na própria janela o Excel da as instruções para as alterações desejadas.

REMOVER DUPLICATAS

Esta ferramenta é extremamente útil dentro do Excel, por vezes se deseja limpar informações repetidas dentro de uma planilha, como por exemplo: códigos, textos e números. A ferramenta de remoção de duplicatas permite realizar este processo de forma rápida e em poucas etapas.

Para realizar este processo basta selecionar os dados desejados e acessar na barra de ferramentas superior: “Dados > Remover Duplicatas”, conforme imagem abaixo:

O Exemplo abaixo demonstra o processo de remoção de duplicatas, onde basta selecionar a região desejada, e utilizar o botão “Remover Duplicatas”, a janela será aberta oferecendo as opções de remoção.

Caso os dados selecionados possuam cabeçalho (primeira linha sendo o título da coluna), é importante deixar a opção “Meus dados contém cabeçalhos” marcada. Posteriormente é preciso marcar qual a coluna será referência para as duplicatas removidas, consequentemente as demais também terão suas linhas apagadas.

Neste exemplo, deseja-se remover as duplicatas referentes a coluna A, desta forma todos os dados foram selecionados, mas nas opções apenas a coluna de cabeçalho código foi selecionada.

Uma vez confirmado com o botão “OK”, o Excel efetuará a remoção, informando quantas linhas foram removidas e quantos valores exclusivos restaram.

CONGELAR PAINÉIS

Esta é uma ferramenta importante para melhorar a visualização dos dados de uma planilha, através do congelamento de painéis, é possível fixar uma linha de cabeçalho ou uma coluna de dados de referência.

Esta ferramenta é especialmente útil para planilhas com muitos dados, facilitando não apenas a visualização das informações como também a manipulação das mesmas. Para acessar basta utilizar a barra de ferramenta superior: “Exibição > Congelar Painéis”.

São basicamente três opções de congelamento:

1)       Congelar Linha Superior

Congela apenas a primeira linha

2)      Congelar Primeira Coluna

Congela apenas a primeira coluna

3)      Congelar Painéis

Permite congelar tanto a linha acima da célula selecionada quanto a coluna à esquerda da mesma.

Para ilustrar a aplicação desta última opção, a imagem abaixo exemplifica a região que é congelada em relação a uma célula selecionada.

Aplicando a opção de congelar painéis na célula B3 no exemplo acima, fará com que a região hachurada fique congelada e não se mova junto com a barra de rolagem. Ela ficará fixada mesmo movendo a planilha para baixo ou para direita conforme exemplificado pelas setas. Para descongelar os painéis basta acessar o mesmo local na barra de ferramentas superior: “Exibição > Descongelar Painéis”.

IMPRESSÃO

O Excel oferece opções rápidas de impressão, entretanto nem sempre elas vão atender a todas as necessidades, sendo ocasionalmente necessário realizar a configuração de maneira manual.

O menu de impressão pode ser acessado de duas maneiras:

- Barra de ferramentas > Arquivo > Impressão

- Através do atalho Ctrl + P

Existem 10 passos básicos e rápidos para configurar adequadamente uma impressão, conforme esquematizado na imagem abaixo com posterior descrição:

1)       Defina o número de cópias

2)      Escolha a impressora desejada que estiver conectada na rede ou diretamente ao computador

3)      Escolha a região de impressão (3 Opções básicas)

1. Todos os dados da planilha ativa

2. Imprimir todas as pastas de trabalho

3. Imprimir apenas as células selecionadas

4)      Defina o comportamento do “Frente e Verso”

5)      Agrupar ou não agrupar páginas cópias durante a impressão

6)      Orientação Retrato ou Paisagem

7)      Tamanho da folha desejada (A4, A3 e etc.)

8)      Defina as margens desejadas

9)      Defina como o ajuste irá se comportar

1. Planilhas em tamanho real (conforme será apresentado adiante)*

2. Ajustar todos os dados para ficarem em apenas uma folha

3. Ajustar todas as colunas em uma única folha

4. Ajustar todas as linhas em uma única folha

10)    Confirmar a impressão

*A etapa 9 é a mais importante no processo de impressão, ela basicamente é responsável por configurar como os dados serão apresentados na folha. Entretanto é comum que as opções disponibilizadas não atendam às necessidades do usuário, desta forma é preciso realizar uma configuração manual e depois escolher a opção "Planilhas em tamanho real".

Dentro da planilha, existem três opções de layout:

- Normal

Visualização padrão de trabalho nas planilhas.

- Layout da Página

Layout útil para impressão que permite ajustar as margens e os cabeçalhos.

- Visualização da Quebra da Página

Layout principal para impressão que permite ajustar as quebras de página.

Para ajustar o tamanho real que será impresso, basta utilizar a "Visualização da Quebra de Página".

As linhas azuis determinam o tamanho de cada página que será impressa em sua respectiva numeração. As linhas podem ser ajustadas manualmente para adequar o tamanho ideal de cada folha, conforme exemplo abaixo:

Obs: Para retornar a visualização normal, basta acessar na barra de ferramentas a opção “Exibição > Normal”.

As quebras foram configuradas de forma manual para separar cada tabela em uma página diferente. Este ajuste pode ser feito de maneira livre para adequar os dados às necessidades de impressão, segue abaixo outro exemplo de configuração considerando apenas uma página:

Com as páginas uma vez configuradas de maneira manual, basta repetir os passos padronizados de impressão, porém mantendo a opção de “Planilhas em tamanho real”, onde o tamanho real é aquele configurado pelas quebras simbolizadas pela linha azul. Seguindo o último exemplo, a visualização da página fica exatamente conforme configurado:

Table of Contents

INTRODUÇÃO

INTERFACE

Estrutura Básica

Células

Abas

Barra de Fórmulas

Barra de ferramentas

Página Inicial

Inserir

Layout da Página

Fórmulas

Dados

Revisão

Exibição

Atalhos

Menu e Opções

Salvar, Salvar Como, Abrir e Fechar

Informações

Recente

Novo

Imprimir

Salvar e Enviar

Ajuda

Opções

Primeiros passos

Entrada de dados

Inserir células, linhas e colunas

Apagar células, linhas e colunas

Ocultar/Exibir planilhas

Inserir/Excluir planilhas

Personalizar Guias

Ocultar/Exibir linhas e colunas

Operação matemática básica

Funções

Salvar o Arquivo

ÁREA DE TRANSFERÊNCIA

Copiar recortar e colar

Colar Especial

FORMATAÇÃO

Formatação de texto e célula

Alinhamento

Quebrar texto automaticamente

Mesclar e Centralizar

Estilos

Números

FORMATAÇÃO CONDICIONAL

Inserir Regra

Mais Regras

Combinação de Regras

GRÁFICOS

Gráfico Rápido

Seleção de dados

Selecionar Intervalo de dados

Selecionar Séries Individuais

Design do Gráfico

Layout

Formatar

Padronize e organize os gráficos

MINIGRÁFICOS

Inserir Minigráfico

Configurar o Minigráfico

FÓRMULAS E FUNÇÕES

Fórmulas x Funções

Arrastar Fórmulas e Funções

Biblioteca

Ferramenta “Inserir Função”

Funções condicionais

SE ()

E()

OU()

Funções de manipulação de cadeia de texto

ESQUERDA()

EXT.TEXTO()

DIREITA()

TEXTO()

ARRUMAR()

Letras maiúsculas e minúsculas

Verificar célula

Funções de soma e média

SOMA()

SOMARPRODUTO ()

SUBTOTAL()

SOMASE()

MEDIA()

MEDIASE()

Outras funções matemáticas

MÍNIMO ()

MÁXIMO ()

MENOR ()

MAIOR()

FATORIAL()

Arredondamentos

ARRED()

ARREDONDAR.PARA.BAIXO()

ARREDONDAR.PARA.CIMA()

Data e hora

Funções de localização

ÍNDICE()

CORRESP()

ÍNDICE(CORRESP())

INDICE(CORRESP(); CORRESP())

PROCV()

DIASTRABALHOTOTAL()

Funções de horário

Funções de data

RASTREAR PRECEDENTES E DEPENDENTES

CÁLCULO AUTOMÁTICO E MANUAL

TABELAS

Inserir Tabela

Design da Tabela

CLASSIFICAÇÃO E FILTROS

Filtros

Filtro em tabela

Filtro em intervalo de dados

LOCALIZAR E SUBSTITUIR

Localizar

Substituir

Opções Avançadas

TEXTO PARA COLUNAS

Delimitado

Largura Fixa

REMOVER DUPLICATAS

CONGELAR PAINÉIS

IMPRESSÃO